راهنمای کامل مدارک تمدید و تغییرات شرکت ها (بر اساس آخرین قوانین ۱۴۰۴)

راهنمای کامل مدارک تمدید و تغییرات شرکت ها (بر اساس آخرین قوانین ۱۴۰۴)

خلاصه مطلب

مدارک مورد نیاز برای تمدید و تغییرات شرکت‌ها بسته به نوع تغییر و ساختار شرکت (سهامی خاص، با مسئولیت محدود و غیره) متفاوت است. به طور کلی، مدارک اصلی شامل اصل صورتجلسه امضا شده توسط اعضا، مدارک هویتی مدیران و شرکای جدید، و رسید پذیرش اینترنتی از سامانه اداره ثبت شرکت‌ها می‌باشد. این مدارک پس از تنظیم و تأیید، باید به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شوند تا تغییرات رسمیت قانونی پیدا کند.

چرا تهیه دقیق مدارک برای تغییرات شرکت حیاتی است؟

هر شرکت تجاری در طول فعالیت خود با نیاز به تغییرات گوناگون روبرو می‌شود؛ از تمدید دوره مدیریت اعضای هیئت مدیره گرفته تا تغییر آدرس، افزایش سرمایه یا حتی تغییر نام. این تصمیمات که در مجامع عمومی یا جلسات هیئت مدیره اتخاذ می‌شوند، تا زمانی که به صورت قانونی ثبت نشوند، فاقد اعتبار هستند. اداره ثبت شرکت‌ها به عنوان مرجع قانونی، تنها با دریافت و بررسی مدارک کامل و بی‌نقص، این تغییرات را رسمیت می‌بخشد.

تهیه ناقص یا نادرست مدارک، رایج‌ترین دلیل رد شدن درخواست‌های تغییرات و اتلاف زمان و هزینه برای شرکت‌هاست. این راهنما به شما کمک می‌کند تا با شناخت دقیق مدارک مورد نیاز برای هر نوع تغییر، این فرآیند را به صورت بهینه و بدون مشکل طی کنید.

مدارک مشترک و اساسی برای ثبت تمام تغییرات

پیش از ورود به جزئیات هر نوع تغییر، لازم است بدانید که  مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت به عنوان پایه و اساس در تقریبا تمام فرآیندهای ثبت تغییرات مشترک هستند:

1. اصل صورتجلسه مربوطه: این مهم‌ترین سند است که تصمیم اتخاذ شده را مستند می‌کند. این صورتجلسه باید به امضای کلیه حاضرین در جلسه (اعم از شرکا، سهامداران، مدیران و بازرسان) رسیده باشد.

2. لیست حاضرین در جلسه: فهرستی که نام و نام خانوادگی، سمت و میزان سهم یا سهام افراد حاضر در جلسه را نشان می‌دهد و به امضای آن‌ها رسیده است.

3. رسید پذیرش اینترنتی: پس از ثبت اولیه اطلاعات در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها، یک رسید اینترنتی صادر می‌شود که باید چاپ و به همراه سایر مدارک ارسال گردد.

4. اصل روزنامه رسمی حاوی آگهی دعوت (در صورت برگزاری جلسه با اکثریت): اگر جلسه مجمع با حضور تمام اعضا تشکیل نشده باشد، ارائه آگهی دعوت الزامی است.

تفکیک مدارک بر اساس نوع تغییرات و نوع شرکت

حالا به بررسی مدارک اختصاصی برای رایج‌ترین انواع تغییرات در شرکت‌های سهامی خاص و با مسئولیت محدود می‌پردازیم.

۱. مدارک تمدید هیئت مدیره و بازرسان (شرکت سهامی خاص)

تمدید دوره مأموریت مدیران و بازرسان یکی از رایج‌ترین تغییرات است که در صلاحیت مجمع عمومی عادی قرار دارد.

• مدارک اختصاصی:

  • دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده با امضای هیئت رئیسه مجمع (رئیس، دو ناظر و منشی).

  • کپی شناسنامه و کارت ملی اعضای هیئت مدیره و بازرسانی که دوره مأموریتشان تمدید شده است.

  • در صورت انتخاب مدیران یا بازرسان جدید، ارائه گواهی عدم سوء پیشینه برای آن‌ها الزامی است.

۲. مدارک تغییر آدرس شرکت (مرکز اصلی)

تغییر اقامتگاه قانونی شرکت، از آنجایی که مستلزم اصلاح ماده مربوطه در اساسنامه است، در صلاحیت مجمع عمومی فوق‌العاده می‌باشد.

• مدارک اختصاصی:

  • دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده با امضای تمام شرکا (در مسئولیت محدود) یا هیئت رئیسه مجمع (در سهامی خاص).

  • نیاز به مدرک دیگری به جز مدارک عمومی نیست، مگر آنکه آدرس جدید نیاز به مجوز خاصی داشته باشد.

۳. مدارک افزایش سرمایه

افزایش سرمایه نیز در صلاحیت مجمع عمومی فوق‌العاده است و مدارک آن بسته به روش افزایش (نقدی، غیرنقدی یا از محل سود انباشته) متفاوت است.

• در صورت افزایش سرمایه از طریق آورده نقدی:

  • دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده.

  • لیست سهامداران یا شرکا که میزان سهام/سهم‌الشرکه قبل و بعد از افزایش را نشان می‌دهد.

  •  

    گواهی بانکی مبنی بر واریز مبلغ افزایش سرمایه به حساب شرکت.

     

• در صورت افزایش سرمایه از طریق آورده غیرنقدی:

  • علاوه بر مدارک فوق،

    گزارش کارشناس رسمی دادگستری برای ارزیابی و قیمت‌گذاری آورده غیرنقدی الزامی است.

     

• در صورت افزایش سرمایه از محل سود انباشته یا مطالبات حال شده:

  • مدارک مالی و حسابداری که وجود سود انباشته یا مطالبات را تأیید می‌کند.

۴. مدارک تغییر نام شرکت

تغییر نام نیز با اصلاح اساسنامه همراه است و در صلاحیت مجمع عمومی فوق‌العاده قرار دارد.

• مدارک اختصاصی:

  • دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده.

  • مجوز از مراجع ذی‌صلاح در صورتی که نام جدید نیازمند مجوز باشد (مثلاً نام‌های مرتبط با فعالیت‌های فرهنگی یا مالی).

۵. مدارک ورود یا خروج شریک (شرکت با مسئولیت محدود)

این تغییرات نیز در صلاحیت مجمع عمومی فوق‌العاده است و نیازمند مدارک زیر می‌باشد:

• مدارک اختصاصی:

  • دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده.

  • کپی شناسنامه و کارت ملی شریک یا شرکای جدید.

  • در صورت خروج شریک، ارائه سند رسمی صلح و سازش (در صورتی که سهم‌الشرکه به شریک دیگری منتقل شده باشد).

  • لیست شرکا و میزان سهم‌الشرکه آن‌ها قبل و بعد از تغییرات.

پرسش‌های متداول

۱. گواهی عدم سوء پیشینه برای چه کسانی و تا چه مدت اعتبار دارد؟ این گواهی برای اعضای جدید هیئت مدیره، مدیرعامل و بازرسان الزامی است. اعتبار این گواهی معمولاً یک ماه پس از صدور است و باید به صورت آنلاین از سامانه ثنا دریافت شود.

۲. آیا برای تمدید مدیران قبلی نیز نیاز به گواهی عدم سوء پیشینه است؟ خیر، در صورتی که همان اعضای قبلی برای دوره جدید تمدید شوند، نیازی به ارائه مجدد گواهی عدم سوء پیشینه نیست.

۳. اگر یکی از شرکا در جلسه حاضر نباشد، تکلیف صورتجلسه چیست؟ اگر جلسه با حضور اکثریت شرکا (و نه همه) برگزار شود، ارائه مستندات مربوط به دعوت شرکای غایب (مانند آگهی روزنامه کثیرالانتشار) الزامی است.

۴. آیا تمام صفحات مدارک باید امضا شوند؟ بله، برای جلوگیری از هرگونه مشکل، توصیه می‌شود تمام صفحات صورتجلسه و لیست حاضرین توسط افراد مربوطه امضا شود.

۵. پس از ارسال مدارک، چگونه می‌توان وضعیت درخواست را پیگیری کرد؟ شما می‌توانید با استفاده از شماره پیگیری که از سامانه ثبت شرکت‌ها دریافت کرده‌اید، به صورت آنلاین از وضعیت پرونده خود مطلع شوید.